Documenten
Laatst aangepast: 22-08-2023Het kan zijn dat voor een bepaald evenement deelnemers een medische verklaring moeten kunnen uploaden om aan te tonen dat ze mee kunnen doen. Of wellicht een ander document nog specifiek moeten ondertekenen en opsturen.
Aanzetten documenten uploaden
Dit kan handig via documenten. Via Instellingen > Documenten uploaden kun je aangeven of dat er na aanmelding documenten moeten worden geüpload. Je kunt hier in de omschrijving aangeven wat er geüpload moet worden:
Mails over documenten
Aan actiestarters wordt vervolgens gevraagd om hun documenten te uploaden. Bij nieuwe aanmeldingen wordt de mail aan actiestarters "Verzoek documenten te uploaden na aanmelden deelnemer" gestuurd. Default staan ook de twee mails hieronder nog aan:
Je kunt die eventueel uitzetten of via het kopieericoontje het aantal dagen aanpassen.
Documenten uploaden
In de mails staat een link om naar 'mijn inschrijving' te gaan. Hiervoor dient de actiestarter in te loggen en op 'Mijn inschrijving' te klikken.
Bovenin staat een melding dat er nog documenten geüpload moeten worden:
Onderin kan de actiestarter zijn documenten uploaden:
De tekst uit de omschrijving komt boven 'Upload bestand' te staan.
Na het uploaden van het bestand komt het er zo uit te zien:
Controleren documenten
Als de mail aan sitebeheerder 'Document(en) geüpload' aan staat dan krijgt de sitebeheerder een bericht nadat een actiestarter documenten geüpload heeft. In die mail staat een link om direct naar de juiste pagina te gaan.
Je kunt ook naar het overzicht van acties gaan om te zien of dat de actiestarters hun documenten al geüpload hebben:
Je hebt deze icoontjes:
Geen document(en) geüpload | |
Geen document(en) geüpload, niet gecontroleerd | |
Document(en) goedgekeurd |
Als je vervolgens de actie beheert en naar 'Mijn inschrijving' gaat kun je de documenten checken. Je kunt ervoor kiezen deze af te keuren door op verwijderen te klikken, of goed te keuren door onderaan het vakje aan te vinken:
Als de documenten verwijderd worden verschijnt de melding opnieuw in beeld voor de actiestarter en dient hij deze opnieuw te uploaden.
Als je een export maakt van alle acties dan zie je twee kolommen staan die van toepassing zijn op de documenten. Dat zijn de kolommen:
- Aantal documenten
- Documenten goedgekeurd
Ook interessant
Kortingscodes
Instellingen ⟶ Kortingscodes
Soms heb je die speciale sponsor, tien medewerkers van een bepaalde organisatie of iemand die zich vorig jaar ook heeft ingezet, die een korting verdienen op hun inschrijving. Hiervoor is de kortingscode-functionaliteit in het leven geroepen. Het is met deze functie mogelijk om een of meerdere kortingscode(s) aan te maken waarmee men minder inschrijfgeld hoeft te betalen.
Het gebruik van kortingscodes op het platform
00:00 - Welkom00:21 - Waar vind je de kortingscode optie binnen het dashboard00:37 - Het aanmaken van een kortingscode03:51 - Hoe kortingscodes ingezet worden
Kortingscodes toevoegen
Kortingscodes gebruiken
Kortingscodes toevoegen
Klik op Kortingscodes toevoegen
Vul een omschrijving inAan de linkerkant bij 'Korting' kun je de soort code en de korting instellen:
Kies voor Eenmalige code of Herbruikbare code
Een Eenmalige code is een code die slechts één keer gebruik wordt. Kies deze als je verschillende codes wilt gebruiken. Bijvoorbeeld bij het persoonlijk uitdelen van codes op een evenement.
Een Herbruikbare code is een generieke code, die meerdere keren gebruikt kan worden. Deze code wordt gegenereerd en is daarna een ingesteld aantal keren (of oneindig) te gebruiken.
Kies het type korting
Bij Percentage (%) wordt er een bepaald kortingspercentage gegeven op het inschrijfgeld.
Bij Vast bedrag (€) wordt er een vaste korting op het inschrijfgeld gegeven. Dit kan echter nooit lager worden dan 0.Aan de rechterkant kun je nu instellen hoe je de code wenst te genereren
Kies voor Genereer automatisch of Bepaal zelf de tekst
Bij Genereer automatisch wordt de tekst van de kortingscode random bepaald
In het geval van Bepaal zelf de tekst kun je een eigen tekst van de kortingscode (onderaan) opgeven. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als je de kortingscode voor promotionele doeleinden gebruikt. Je kunt bij een eigen kortingscode alleen de hoofdletters A-Z, 0-9 en streepjes gebruiken en geen spaties.
Vul het aantal codes in (max. 500 per batch in het geval van een Eenmalige code)
Je kunt er daarna voor kiezen een Einddatum en -tijd aan de code te koppelen. Als je geen einddatum op wilt geven kun je dit veld leeg laten.
Klik op Opslaan
Vervolgens keer je terug in het overzicht en kun je kortingscode(s) onder het blauwe oogje () bekijken
Evt.: download een export van de kortingscodes d.m.v. Maak Excel-bestand
Kortingscodes in gebruik
Zodra een actiestarter een Eenmalig bruikbare kortingscode in gebruik heeft genomen wordt deze (onder het blauwe oogje) doorgestreept. Het exacte tijdstip wanneer de kortingscode in gebruik is genomen en door welke actiestarter wordt vermeld. Tevens is met de button Bekijk te bekijken om welke actiestarter het gaat. De code kan hierna niet meer gebruikt worden.
In het geval een Herbruikbare code wordt gebruik, dan geeft het oogje weer wanneer en door wie deze code is gebruikt. Ook hiervan is een Excel-bestand te downloaden.
In het Overzicht donaties (onder menu-item Donaties) wordt aangegeven of een kortingscode is gebruikt d.m.v. het volgende icoon:
In de Donaties-export wordt vermeld in de kolom Korting hoeveel korting de actiestarter op het inschrijfgeld heeft gekregen. In de kolom Kortingscode staat de gebruikte code.
Op de pagina Mijn inschrijving die elke actiestarter heeft, staat ook vermeld of er gebruik is gemaakt van een kortingscode en welk effect dit heeft gehad op de inschrijving.
Activiteiten
Met de activiteiten-module kan in de aanmeldflow een (verplichte) keuzevraag toegevoegd worden. Denk hierbij een lijst van afstanden of aanmeldopties waaruit de actiestarter moet kiezen, of de vraag om wat voor soort actie het gaat.
Inhoud:
1. Activiteiten toevoegen
2. Activiteiten selecteren en gebruiken
3. Gekozen activiteit wel/niet tonen
1. Activiteiten toevoegen
Instellingen ⟶ Activiteiten lijst
Voordat je begint zul je eerst de activiteiten aan de algehele lijst van activiteiten moeten toevoegen. Zie dit als een soort bibliotheek waar alle activiteiten staan opgenomen en je per site, segment of project kunt kiezen welke van die activiteiten je wilt gebruiken.
2. Activiteiten selecteren en gebruiken
Op siteniveau, per segment en per project kun je de activiteiten configureren voor gebruik. Dit configureren bestaat uit 2 delen: Activiteiten selecteren en Activiteiten gebruiken.
2.1 Activiteiten selecteren
Instellingen ⟶ Activiteiten
Het eerste deel bestaat uit het kiezen van de activiteiten waaruit de actiestarter kan kiezen. Op siteniveau kun je hierbij kiezen uit de volledige lijst aan activiteiten. Op segment- en projectniveau kan een uitgedunde lijst zichtbaar zijn, afhankelijk van onderstaande configuratie. Ook kan per gekozen activiteit een maximum aantal deelnemers worden opgegeven.
2.2 Activiteiten gebruiken
Instellingen ⟶ Activiteiten
Bij het kopje Activiteiten gebruiken bepaal je hoe de activiteiten worden ingezet. Eerst bepaal je hoe de activiteiten zich dienen te gedragen op Deze pagina. Daarna bepaal je het voor Onderliggende niveau's.
Voorbeeld: op het siteniveau kan men een algemene actie starten en hoeft er geen activiteit gekozen te worden, dan wordt er op Deze pagina "Nee, er hoeft geen.." geselecteerd te worden. Als men op onderliggende projecten wél een activiteit moet kiezen, wordt er bij Onderliggende niveau's gekozen voor één van de "Ja"-opties. Beide Ja-opties bepalen dat er een activiteit gekozen moet worden op deze onderliggende projecten en kan er nog gekozen worden welke set van activiteiten getoond wordt aan de actiestarter.
Hier bepaal je of actiestarters onder het huidige niveau een activiteit moeten kiezen.
Je kunt ervoor kiezen aan te vinken dat de Actiestarters zelf hun activiteit kunnen wijzigen. Ze kunnen deze dan aanpassen onder mijn inschrijving. Dit kan alleen als er plek vrij is bij de nieuwe activiteit. Op het moment dat de activiteit gewijzigd is dan wordt de oude activiteit weer vrijgegeven.
Vervolgens kies je hier wat actiestarters op de onderliggende niveau's (segmenten en/of projecten) krijgen te zien.
Voorbeeldscenario - Je neemt het evenement Dam tot Damloop op in de website en men kan zich hiervoor inschrijven op 2 afstanden: de halve en hele marathon. Deze 2 afstanden neem je op als activiteiten in de Activiteiten lijst (op website-niveau). Vervolgens beheer je de Dam tot Damloop, ga je naar Instellingen > Activiteiten en vink je de 2 afstanden aan. Je geeft hierbij aan dat alle acties direct onder deze pagina verplicht een activiteit dienen te kiezen. Je zet aan dat Actiestarters zelf hun activiteit mogen wijzigen. Twee weken voordat het evenement is zet je de optie uit dat men zelf hun activiteit mag wijzigen.
3. Gekozen activiteit wel/niet tonen
De gekozen activiteit wordt op verscheidene plekken weergegeven. Je kunt zelf kiezen of dit wenselijk is, of niet. Het gaat om de volgende plekken:
Op de teampagina / in de aanmeldflow
Zodra een teamcaptain zelf een activiteit heeft gekozen, wordt deze op de teampagina weergegeven. Ook wordt deze in de aanmeldflow weergegeven, zodra een actiestarter lid wilt worden van het team. Bij de stap om de activiteit te kiezen, wordt weergegeven welke activiteit door de teamcaptain is gekozen om de keus zo makkelijker te maken.
Deze optie is uit te zetten bij het inregelen van de activiteiten, via Instellingen > Activiteiten.
Op de actiepagina
Ook individuele actiestarters laten automatisch op hun actiepagina zien welke activiteit ze hebben gekozen. Is dit niet geheel van toepassing? Laat het een Kentaa-medewerker weten en we maken deze keuze over de gehele website onzichtbaar op de actiepagina.
Inschrijven als bedrijf
Met de bedijfsaanmelding kan men in één keer voor meerdere collega's plekken reserveren en afrekenen voor een evenement.
De standaardopties voor het aanmelden voor een evenement zijn:-individu-team-teamlid
Maar wat nu als een bedrijf zich wilt aanmelden en daarbij direct een aantal plaatsen wilt reserveren en afrekenen? En dat er geen andere mensen zich op hun bedrijfspagina aan kunnen melden. Hiervoor is de speciale aanmeldflow voor bedrijven beschikbaar! Deze functionaliteit kan door Kentaa per website aan- of uitgezet worden.
Inhoud artikel:
Bedrijfspakket
Specifiek aantal inschrijvingen
Bedrijf bepaalt aantal inschrijvingen
Bedrijfspakket toevoegen aan de aanmeldflow
Aanmeldflow bedrijf
Mail na aanmelding
Handmatig een bedrijf aanmaken
Aanmeldflow acties
Werkwijze in combinatie met activiteitenmodule
Dashboard
Bedrijven en acties
Zie hier het filmpje met meer uitleg over de werking:
00:34 - Algemeen01:43 - Aanmaken pakketten en selecteren type inschrijving04:02 - Aanmeldflow voor aanmaken bedrijf08:05 - Speciale link08:21 - Aanmeldflow voor aanmaken actie onder bedrijf10:34 - Extra plaatsen aan bedrijf toevoegen11:21 - Handmatig bedrijf aanmaken
Bedrijfspakket
De aanmeldflow voor bedrijven werkt op basis van één of meerdere bedrijfspakketten. Een bedrijfspakket kan een specifiek aantal inschrijfbewijzen zijn, maar kan ook een door het bedrijf zelf op te geven aantal zijn. Aan een pakket kunnen zaken naar wens worden toegevoegd, zoals promotie-uitingen, t-shirts etc. Zo kan je bijvoorbeeld een brons, zilver en gold pakket samenstellen. Om de aanmeldflow voor bedrijven te kunnen gebruiken dient er minimaal één bedrijfspakket aangemaakt te worden. Je gaat naar de plek in het platform waar je deze toe wilt voegen (bijvoorbeeld direct onder de website, of bij een bepaald project) en gaat naar Instellingen > Bedrijfspakketten. Vervolgens klik je op Bedrijfspakket toevoegen en kom je in dit scherm:
Je hebt twee keuzes:Specifiek aantal inschrijvingenBedrijf bepaalt aantal inschrijvingen
Specifiek aantal inschrijvingen
Bij deze keuze staat de inhoud van het pakket vast. Bijvoorbeeld een bedrijfspakket waarbij je 10 plekken afneemt. Hier vul je het volgende in:
Titel van het pakketOmschrijving van de inhoud van het pakketAantal inschrijfplekkenTotaalbedrag voor het pakket (dit bedrag kan ook 0 euro zijn)
Bedrijf bepaalt aantal inschrijvingen
Hier staat de prijs per plek vast, maar bepaalt het bedrijf zelf hoeveel plekken zij willen reserveren en afrekenen.
Je vult per bedrijfspakket het volgende in:Titel van het pakketOmschrijving van de inhoud van het pakketBedrag dat per inschrijving betaalt dient te worden (dit bedrag kan ook 0 euro zijn)
Bedrijfspakket toevoegen aan de aanmeldflow
Nu het bedrijfspakket aan is gemaakt is het zaak om de mogelijkheid tot bedrijfsinschrijving toe te voegen aan de aanmeldflow. Dit doe je door (op de plek waar je dit toe wilt voegen) naar Instellingen > Aanmeldflow te gaan. Je kunt hier vervolgens kiezen uit deze opties:
Aanmeldflow bedrijf
De aanmeldflow ziet er als volgt uit:
1. In het keuzescherm 'Hoe zet jij je in' is er de mogelijkheid bijgekomen om je als bedrijf in te schrijven
2. In de volgende stap kies je een pakket. Als het een pakket is waarbij er alleen een bedrag per inschrijving geldt, dien je hier ook het aantal in te vullen
3. In de stap daarna vul je alle bedrijfsgegevens in
4. Hier vul je de gegevens in van de contactpersoon. Deze persoon wordt ook de beheerder van de bedrijfspagina
5. Daarna maak je de bedrijfspagina aan. Je uploadt een logo en vult de titel en motivatie en het streefbedrag in
6. Extra vragen (optioneel)Je ziet deze pagina alleen als er extra vragen toe zijn gevoegd op bedrijfsniveau. Wil je deze toegevoegd hebben? Neem dan even contact op via support@kentaa.nl
7.Op de overzichtspagina controleer je alle ingevulde gegevens en daarna ga je naar het betaalscherm
Mail na aanmelding
Na aanmelding krijg je een mail toegestuurd:
In die mail staat een link waarmee iemand zich direct in kan schrijven. Deze link deelt men met de collega's die mee willen doen en dan kunnen ze direct een actiepagina aanmaken! Deze link is ook te vinden in het beheerdersdashboard.
Handmatig een bedrijf aanmaken
Je kunt ook handmatig bedrijven toevoegen vanuit het dashboard. Dit doe je door naar de plek te gaan waar je het bedrijf toe kunt voegen (bijvoorbeeld op een bepaald project). Vervolgens klik je op Bedrijven en daarna op Toevoegen. Als je deze optie niet ziet, neem dan even contact met support@kentaa.nl op. Dan moet de functionaliteit nog aangezet worden.
Vervolgens vul je alle velden in die je normaal gesproken ook had moeten invullen. De velden met een sterretje (*) zijn verplicht. Na het invullen en opslaan is het bedrijf aangemaakt. Er worden geen mails verstuurd bij het aanmaken van het bedrijf via het dashboard.
Aanmeldflow acties
De aanmeldflow voor iemand die met zo'n link een actiepagina aanmaakt ziet er zo uit:
1. Begin aanmeldflow. Hier zie je waar je je voor in gaat schrijven
2. We zijn benieuwd wie je bent. Hier maakt je je profiel aan
3. Jouw persoonlijke pagina. Hier vul je je titel en motivatie in en hoeveel geld je op wilt halen
4. Overzichtspagina waar je de ingevulde gegevens kunt controleren. Omdat er al betaald is kun je direct naar afronden gaan
Nu is de actiepagina van een collega aangemaakt. Een bezoeker kan doneren aan die actiepagina of aan het bedrijf.
Werkwijze in combinatie met activiteitenmodule
Wordt er ook gebruik gemaakt van de activiteitenmodule, dan wordt in de aanmeldflow van het bedrijf de gewenste activiteit uitgevraagd. Deze activiteit is vervolgens voor alle leden binnen het team van toepassing.
Dashboard
In het dashboard is er een nieuw menu-item bijgekomen genaamd Bedrijven. Hier komen alle aangemelde bedrijven te staan. Als je op het 'i-tje' drukt dan krijg je de gegevens van het bedrijf te zien. Hier zie je ook de link staan waarmee men zich in kan schrijven.
Ook kun je vanaf het overzicht een Excel-bestand downloaden. Hier zie je een voorbeeld van de output hiervan.
Bedrijven en acties
Een actiestarter die zich aan heeft gemeld via een link (ik noem deze hieronder even 'Bedrijfsacties') kun je zien als een reguliere actie (die dus niet onder een bedrijf is aangemaakt), maar er zijn toch een paar verschillen. Hieronder een samenvatting:
Je kunt geen reguliere actiestarters verplaatsen naar een bedrijf. Omgekeerd kun je ook geen Bedrijfsacties verplaatsen naar (bijvoorbeeld) een project.
Bedrijfsacties komen terug in het overzicht van alle actiestarters en ook in de export (en api) van alle actiestarters. Je ziet dan enkele extra kolommen in het Excel-bestand terug. Zie hier een voorbeeld.
Wil je deze functionaliteit gebruiken? Neem dan even contact met ons op! Als je beschikt over een vormgeving op maat, dan moet de functionaliteit hier eerst nog ingebouwd worden.
Wijzigingen AVG
De volgende wijzigingen zijn op 20 oktober 2022 (Kentaa Premium en Kentaa Forms) en op 18 oktober 2022 (Digicollect) live gegaan: (Update: op 20 juni 2023 zijn er nog enkele aanpassingen live gegaan. Zie punt vier van dit artikel)
Inhoud:Kentaa Premium
Algemene voorwaarden en privacy
Opt-ins zijn soft opt-ins geworden
Op de hoogte houden
Bij het invullen van je telefoonnummer
Nieuwsbrief
Aangeven of gegevens gedeeld mogen worden
Update 20 juni 2023: Aanpassing in tonen naam donateur
Digicollect
Algemene voorwaarden en privacy
Opt-ins zijn soft opt-ins geworden
Mobiel nummer
Nieuwsbrief
Aangeven of gegevens gedeeld mogen worden
Kentaa Premium (incl. Kentaa Forms):
In de Academy van 20-01-2022 werden de wijzigingen besproken:
Kentaa Academy 20-01-2022
0:00 Introductie 1:32 A/B testing van donatiebedragen12:17 A/B testing samenvatting en vragen16:01 Badges voor actiestarters 20:12 Badges samenvatting en vragen26:54 Nieuwe SUMO34:37 SUMO samenvatting 37:50 Consentregistratie voor de telecomwet*43:50 Consentregistratie samenvatting en vragen
1. Algemene voorwaarden en privacy
Volgens de Autoriteit Consument & Markt zijn de algemene voorwaarden geldig als de consument weet dat deze van toepassing zijn op het moment dat hij of zij de dienst bij jou afneemt. Je moet de algemene voorwaarden dus ter beschikking stellen en klikbaar maken in de aanmeld- en donatieflow. - Bron
Bij het aanmaken van een actie én bij het doen van een donatie hoeft de gebruiker dus geen akkoord meer te geven op de algemene voorwaarden. Je gaat hier automatisch akkoord mee bij het doen van de donatie of als je verder gaat in de flow:
Omdat je nu ook automatisch akkoord bent met de privacyverklaring hebben we dit ook aan de api toegevoegd. Dit wordt bij nieuw aangemaakte acties na 20 oktober automatisch opgeslagen als consent. Voor oude actiestarters / donateurs wordt deze data niet met terugwerkende kracht opgeslagen.
2. Opt-ins zijn soft opt-ins geworden
Normaliter moet een consument een actieve opt-in geven op het moment dat hij of zij een nieuwsbrief wil ontvangen of om telefonisch benaderd te worden. De uitzondering op deze regel is het begrip 'klantrelatie'. Sinds 1 juli 2021 is het begrip 'klantrelatie' verruimd voor goede doelen. Naast een financiële transactie, wordt ook een vrijwilliger en deelnemer van een manifestatie gerekend onder een klantrelatie. Oftewel iemand die voor jou in actie komt, mag gezien worden als een klantrelatie. Voor een donateur was dit al het geval, omdat zij een financiële transactie voltooiden. - Bron
We hebben diverse opt-ins om bovenstaande reden vervangen voor soft opt-ins. Waar je eerder zelf aan moest vinken dat je bijvoorbeeld op de hoogte wil worden gehouden van nieuws, staat dit vinkje nu al standaard aan. Dit geldt ook voor de twee verschillende vinkjes gericht op telefonisch benaderen. Hier is het goed om te weten dat jullie als klant deze consentteksten zelf aan kunnen passen in het dashboard. We hebben het vinkje default aangezet op deze plekken:
Op de hoogte houden
Dit zie je na het doen van een donatie:
b. Bij het invullen van je telefoonnummer in de aanmeldflow of bij het doneren
Het tweede vinkje over marketingdoeleinden kunnen we op verzoek van jullie aanzetten.
c. Nieuwsbrief (bij doneren)
3. Aangeven of gegevens gedeeld mogen worden
De contactgegevens werden (op het moment dat die werden ingevuld door de donateur) gedeeld met de actiestarter. Omdat dit niet altijd wenselijk is, hebben wij ervoor gekozen om een extra soft opt-in toe te voegen bij het doen van een donatie aan een actie, team, bedrijf op project:
Je kunt er als donateur voor kiezen de gegevens niet te delen met de initiatiefnemer van de actie. Dat kan zijn:
De actiestarter
De teamcaptain
De bedrijfsbeheerder
De projectbeheerder
Als je dit vinkje (dat standaard aan staat) uitzet dan worden die gegevens niet gedeeld met de actiestarter. Die ziet deze als Anoniem terug:
In het Excel-bestand is er een extra kolom bijgekomen, helemaal achteraan, met 'contactgegevens delen':
Jullie als sitebeheerders kunnen deze gegevens nog wel bekijken.
4. Update 20 juni 2023: Aanpassing in tonen voornaam donateur
Sinds 20 juni 2023 is er een wijziging live gegaan die betrekking heeft op het volgende scenario:
- Je doet een donatie en kiest bij het doneren ervoor om je gegevens niet te delen met de initiatiefnemer.
Eerder werd de naam aan de voorkant dan altijd als anoniem getoond. Met de logica dat het vreemd is om je gegevens niet te delen met de initiatiefnemer van de actie, maar dat deze aan de voorkant dan alsnog kon zien wie gedoneerd had.
We merkten echter dat het veel vragen en verwarring opleverde bij donateurs. Vooral omdat ze in de veronderstelling waren dat het tonen van de naam alleen gekoppeld was aan het vinkje "Mijn naam afschermen op de website. "
We hebben dat tonen van de naam nu alleen afhankelijk gemaakt van de optie "Mijn naam afschermen op de website." Als dat vinkje niet aan is aangezet, zie je op de website de naam van de donateur staan.
Om het te verduidelijken hebben we de tekst bij het delen met de initiatiefnemer nu aangepast naar: "Mijn contactgegevens delen met de initiatiefnemer van deze actie, zodat deze mij bijvoorbeeld een bedankje mag sturen."
We hopen dat dit het voor de donateur een stuk duidelijker maakt. Dit is een wijziging die per 20 juni in is gegaan. Voor oudere donaties geldt dat deze niet met terugwerkende kracht zichtbaar zijn gemaakt. In het geval je een oude donatie had waarbij aangegeven was dat de gegevens niet gedeeld mochten worden met de initiatiefnemer, daarbij is nu bij elke oude donatie het vinkje bij naam afschermen aangezet. Mocht je een donateur hebben die dit wel getoond wilde hebben dan kun je dat nu aanpassen in het systeem door de donatie op te zoeken en het vinkje op 'niet verbergen' te zetten.
Digicollect
In de academy van 6-10 werden de wijzigingen besproken:
Digicollect Academy 06-10-2022
02:45 - Poules 23:45 - Recente updates 30:00 - AVG wijzigingen 35:04 - Digicollect actiemaand
1. Algemene voorwaarden en privacy
Volgens de Autoriteit Consument & Markt zijn de algemene voorwaarden geldig als de consument weet dat deze van toepassing zijn op het moment dat hij of zij de dienst bij jou afneemt. Je moet de algemene voorwaarden dus ter beschikking stellen en klikbaar maken in de aanmeld- en donatieflow. - Bron
Bij het aanmaken van een collectebus én bij het doen van een donatie hoeft de gebruiker dus geen akkoord meer te geven op de algemene voorwaarden. Je gaat hier automatisch akkoord mee bij het doen van de donatie of als je verder gaat in de flow:
2. Opt-ins zijn soft opt-ins outs geworden
Normaliter moet een consument een actieve opt-in geven op het moment dat hij of zij een nieuwsbrief wil ontvangen of om telefonisch benaderd te worden. De uitzondering op deze regel is het begrip 'klantrelatie'. Sinds 1 juli 2021 is het begrip 'klantrelatie' verruimd voor goede doelen. Naast een financiële transactie, wordt ook een vrijwilliger en deelnemer van een manifestatie gerekend onder een klantrelatie. Oftewel iemand die voor jou in actie komt, mag gezien worden als een klantrelatie. Voor een donateur was dit al het geval, omdat zij een financiële transactie voltooiden. - Bron
We hebben diverse opt-ins om bovenstaande reden vervangen voor soft opt-ins. Waar je eerder zelf aan moest vinken dat je bijvoorbeeld op de hoogte wil worden gehouden van nieuws, staat dit vinkje nu al standaard aan. Dit geldt ook voor de twee verschillende vinkjes gericht op telefonisch benaderen. Hier is het goed om te weten dat jullie als klant deze consentteksten zelf aan kunnen passen in het dashboard.
We hebben het vinkje default aangezet op deze plekken:
Bij het invullen van het mobiele nummer
Bij het aanmaken van een collectebus, als je een telefoonnummer invult staan beide vinkjes voor benaderen voor tips of marketingdoeleinden standaard aan. De functionaliteit om het tweede vinkje te tonen kunnen wij voor je aanzetten:
Nieuwsbrief
Bij het doneren, als je je e-mailadres achterlaat staat dan staat de opt-in voor de nieuwsbrief ook al automatisch aan:
3. Aangeven of gegevens gedeeld mogen worden
De contactgegevens werden (op het moment dat die werden ingevuld door de donateur) gedeeld met de collectant. Omdat dit niet altijd wenselijk is, hebben wij ervoor gekozen om een extra soft opt-in toe te voegen bij het doen van een donatie: 'Mijn contactgegevens mogen gedeeld worden met de collectant.' :
Als je dit vinkje (dat standaard aan staat) uitzet dan worden die gegevens niet gedeeld met de collectant. Die ziet deze als Anoniem in de automatische e-mails:
In het overzicht van donateurs dat een collectant in kan zien is de donatie ook als anoniem te zien:
Jullie als sitebeheerders kunnen deze gegevens nog wel bekijken.
Badges ter beloning van actiestarters
Actiestarters kunnen in het Kentaa platform badges krijgen om hen te belonen en extra te motiveren. Er zijn twee typen badges:
Prestatie badges. Dit zijn badges die men kan verdienen door actief te werven. Deze badges ("medailles") staan uitgegrijsd op de actiepagina en worden ingekleurd als het betreffende doel behaald is.
Retentie badges. Deze badge is gekoppeld aan het aantal deelnames. Deze badge ("lintje") staat op de actiefoto van de deelnemer en laat zien hoe vaak iemand al aan het event heeft deelgenomen.
Badges voor behaalde doelen (prestatie badges)
Deze badges zijn erop gericht om actiestarters te motiveren met hun actiepagina aan de slag te gaan en verschillende doelen te halen.
Zo krijgt iemand bijvoobeeld een badge voor de eerste donatie en voor het plaatsen van een blogbericht. Verder zijn er badges die op basis van het opgehaalde bedrag (250, 500 en 1000 euro) behaald worden en badges voor het aantal supporters (10, 25 en 50 donaties).
Als deze functionaliteit aan staat verschijnen automatisch de volgende badges op elke actiepagina:
Deze badges zijn uitgegrijsd als ze nog niet behaald zijn en ingekleurd als ze behaald zijn. De groene kleur die je hierboven ziet staan in de badge is de steunkleur die in is gesteld op de site. Op die manier worden de badges mooi geïntegreerd in jullie stijl.
Badges worden automatisch ingekleurd bij het behalen van de conditie. Bij het aanzetten van de functionaliteit worden alle badges van bestaande actiestarters ook met terugwerkende kracht uitgereikt.
Er zitten geen mails gekoppeld aan de badges. Al zou je wel de mail "Meer opgehaald dan ingesteld bedrag" kunnen kopiëren. Je kunt dan bij het bereiken van 250, 500 en 1000 euro in de mail aangeven dat ze een badge verdiend hebben. Hoera!
De badges hebben een vaste opmaak en ook vaste condities, en je kunt er alleen voor kiezen ze alle acht erop te zetten. Hier kun je nu nog geen eigen aanpassingen in doen. Dit willen we op termijn nog wel instelbaar gaan maken.
Interesse? Stuur dan een bericht naar support@kentaa.nl en dan kunnen wij dit zo voor je aanzetten!
Badges voor aantal deelnames (retentie badges)
Je hebt de mogelijkheid om op de actiepagina van de deelnemers een badge (afbeelding) te tonen afhankelijk van het aantal keer dat ze hebben deelgenomen.
Deze badges zijn onderdeel van de retentie functionaliteit, die bestaat uit:
De editie van jouw event -> Deze feature moet aanstaan om de badges en retentie functionaliteit te kunnen gebruiken.
Een conditionele welkomstmail o.b.v. aantal deelnames
Het kunnen instellen van de streefbedragen voor actiestarters o.b.v. aantal deelnames
Het doel is om de deelnemers zich welkom te laten voelen en hen te stimuleren vaker deel te nemen. Voor een complete beschrijving, lees het artikel over retentie functionaliteit.
Je kunt per deelname een afbeelding uploaden. Wij hebben voor julie vier designs gemaakt, zie de downloads hieronder. Maar je kan er ook voor kiezen om zelf je badges te ontwerpen. Deze afbeelding heeft specifieke eisen: het moet een png afbeelding zijn met transparantie, de afbeelding moet 745x419 pixels groot zijn. Dus een liggende foto. De badge wordt over de bestaande foto heen gezet, dus zorg ervoor dat de badge niet al te groot is en in een van de hoeken staat.
Je kunt alleen retentie badges toevoegen als er een editie ingesteld is. Neem hiervoor contact op met ons via support@kentaa.nl.
Download hieronder jouw set aan badges voor terugkerende deelnemers.
Acties
Je kunt je via de aanmeldflow inschrijven als individu en dan heb je een losse actiepagina. Je kunt hier nieuwsberichten toevoegen en je actiepagina bewerken.
Het kan ook zijn dat je je inschrijft als teamlid. Daarvoor maak je ook een actie aan, maar dan is de actie gekoppeld aan het team en tellen de inkomsten mee voor het team.
Bekijk hier het filmpje over het beheren van acties, of lees hieronder verder over specifieke onderdelen.
00:29 - Exporteren acties01:58 - Aanpassen gegevens actie04:03 - Actie handmatig toevoegen06:58 - Eigenaar actie wijzigen09:25 - Wijzigen profielgegevens10:16 - Actie verplaatsen12:32 - Actie op onzichtbaar zetten13:18 - Actie verwijderen
Inhoud artikel
Kenmerken acties
Beheer van acties
Acties verplaatsen
Handmatig acties toevoegen
E-mails aan actiestarters
Kenmerken acties
Een actie heeft altijd één eigenaarEen actie is altijd gekoppeld aan een gebruiker, dat is de eigenaar van de actie. En die kan de actiepagina ook beheren. Wel kan het zo zijn dat een gebruiker meerdere acties heeft.
Een actiestarter kan een actie zelf sluiten en heropenen Dat laatste kan alleen als het op dat moment mogelijk is een actie te starten.
Je kunt een actie naderhand verplaatsen of toewijzen aan iemand andersDat kan alleen door een sitebeheerder worden gedaan.
Beheer van acties
Als een actiestarter inlogt komt hij/zij direct in het dashboard om zijn/haar actiepagina te bewerken. Mocht de actiestarter meerdere acties hebben dan zit er nog een keuzescherm voor om te kiezen welke actie hij/zij wilt bewerken. Als sitebeheerder kun je een actie bewerken door deze op te zoeken in het actie-overzicht. Vervolgens klik je op het potloodje om in het beheer van de actie te komen. Daar heb je de volgende mogelijkheden:
Mijn pagina
MotivatieWijzigen naam actiestarter, titel actie, omschrijving, url van de actie en aantal deelnames (het aantal deelnames kan alleen een beheerder aanpassen)
Foto's en video'sToevoegen foto's en filmpjes die op de actiepagina komen te staan
Sponsorlogo'sToevoegen sponsorlogo's die bij de actie komen te staan
BlogHier kan een actiestarter een eigen Blogbericht plaatsen over zijn of haar actie. Mensen die aangegeven hebben op de hoogte te willen worden gehouden ontvangen hierover een notificatie.
AgendaHier kan een actiestarter zelf leuke dingen organiseren en in de agenda zetten. Men kan dan daaraan ook doneren
Instellingen
Pagina sluitenEen actiestarter (of een sitebeheerder) kan hier de actie sluiten. Een gesloten actie kan heropend worden (mits het op dat moment mogelijk is een actie te starten op dat niveau) door de actiestarter of sitebeheerder. Als een actie gesloten is kan hier niet meer op gedoneerd worden. Als een actie onder een project hangt en dat project wordt gesloten, dan worden ook alle onderliggende actie tegelijkertijd gesloten.
StreefbedragHier kan een actiestarter zijn/haar streefbedrag aanpassen. Dit mag niet later zijn dan het op dat niveau minimaal ingestelde streefbedrag.
AfteldatumHier kun je de afteldatum voor de actie wijzigen. Die optie zie je alleen als het mogelijk is een afteldatum in te stellen voor de actie én als er op het niveau waar de actie onder valt geen afteldatum in is gesteld.
PSP-omschrijving (niet zichtbaar voor actiestarters)Hier kunnen beheerders de PSP-omschrijving van een actie wijzigen.
Extra omschrijving (niet zichtbaar voor actiestarters)Hier kunnen beheerders de extra omschrijving van een actie wijzigen.
Donaties
Overzicht donatiesHier zie je de donaties die aan deze actie gedaan zijn. Een actiestarter ziet minder informatie staan als deze op het 'i'tje' klikt (voorbeeld). Sitebeheerder kunnen hier ook een download maken van alle donaties bij deze actie
Handmatige donatiesHier kun je een handmatige donatie toevoegen en die wordt dan aan deze actie toegevoegd.
Prestaties Hier kan een actiestarter prestaties toevoegen, koppelen met Strava en een doelafstand instellen. Meer over prestaties lees je hier.
Mijn inschrijvingHier staat een overzicht van alle ingevulde gegevens bij de aanmelding. Een actiestarter kan eventueel de activiteit wijzigen als die functionaliteit in is gesteld. Sitebeheerders kunnen hier het aantal deelnames, de activiteit en de antwoorden op de extra vragen aanpassen.
Acties verplaatsen
Het kan zijn dat iemand een actie op een verkeerde plek aan heeft gemaakt. Je kunt dan eenvoudig de actie weer naar de juiste plek zetten:
Je gaat naar het overzicht acties en klikt op de drie puntjes en vervolgens op verplaatsen
Vervolgens zoek je de plek waar je de actie naartoe wilt verplaatsen en klik je op verplaatsen.
Let op: Als je een actie verplaatst naar een segment, of van een segment naar een ander segment of homepage dan verandert de url!
Als je geen segmenten gebruikt dan blijft de url hetzelfde.
Handmatig acties toevoegen
Je kunt ook handmatig acties toevoegen. Dit kun je doen door naar de plek te gaan waar je de actie toe wilt voegen en vervolgens naar acties te gaan. Daarna klik je (rechtsbovenin) op toevoegen.
Vervolgens selecteer je de eigenaar. Als deze al bekend is zoek je deze in het zoekscherm. En anders klik je op Account toevoegen.
Je maakt dan eerst een nieuwe account aan, waar de actie aan wordt gekoppeld
Vervolgens vul je de actiegegevens in en wordt de actie aangemaakt.
Als een actie via het dashboard aan wordt gemaakt dan worden er geen mails gestuurd. Je kunt eventueel zelf nog een welkomstmail sturen vanuit het actie-overzicht door op de drie puntjes te klikken > Verstuur welkomstmail opnieuw. Ook wordt er geen mail om je wachtwoord mee in te stellen gestuurd naar accounts die via het dashboard aan zijn gemaakt. Die kun je handmatige sturen via Accounts > Gebruikers > Verstuur wachtwoord. Of kan aangevraagd worden aan de voorkant via Wachtwoord vergeten.
E-mails aan actiestarters
De volgende mails zijn gekoppeld aan actiestarters:
Welkomstmail na aanmaken actieDeze kun je instellen op basis van het aantal eerdere deelnames. Je kunt deze mail ook later nog versturen door vanuit het actie-overzicht op de drie puntjes te klikken > Verstuur welkomstmail opnieuw.
Welkomstmail na lid worden teamDeze wordt verstuurd al je je als teamlid inschrijft. Je kunt de mail ook instellen op basis van het aantal eerdere deelnames.
Donatie ontvangenDeze wordt gestuurd nadat er een donatie direct op de actie is gedaan
Team heeft een donatie ontvangenDeze wordt gestuurd bij een directe donatie aan het team (dus niet aan een teamlid)
Herinnering na toezeggen donatieDeze wordt gestuurd x dagen na het toezeggen van een donatie. Toegezegde donaties zijn donaties die je op de mobiele weergave kunt doen door op 'betaal later' te klikken. Die functionaliteit kan worden uitgezet. De mail is te kopiëren en dan is het aantal dagen aan te passen.
Geen donaties ontvangenDeze mail wordt standaard na 14 dagen gestuurd, maar dat aantal kan worden aangepast. En wordt alleen gestuurd als er nog geen donaties zijn ontvangen.
Streefbedrag van de actie is bereiktDeze mail wordt verstuurd op basis van een percentage van het streefbedrag. Je kunt de mail kopiëren en dan een eigen percentage instellen. Als je meerdere mails in hebt gesteld die met een enkele donatie behaald worden, dan gaat alleen de mail af die aan de hoogste conditie voldoet. Heb je bijvoorbeeld een mail op 30% en op 60% van je streefbedrag ingesteld, en komt er een donatie waarbij je in een keer 100% van je streefbedrag ophaalt, dan gaat alleen de mail op 60% af.
Tipmail na aanmeldingDeze mail is ook te kopiëren en wordt x dagen na het aanmaken van de actie gestuurd.
De ingestelde afteldatum is binnenkort bereiktDeze mail gaat af op x dagen voor het bereiken van de afteldatum. Je kunt de mail kopiëren.
Maak je actie persoonlijk met een afbeelding Deze mail wordt x dagen na het aanmaken van de actie gestuurd indien er geen actiefoto is geüpload. Je kunt deze mail kopiëren.
Meer opgehaald dan ingesteld bedragDeze mail wordt verstuurd op basis van een ingesteld bedrag. Je kunt de mail kopiëren en dan een eigen aantal instellen. Als je meerdere mails in hebt gesteld die met een enkele donatie behaald worden, dan gaat alleen de mail af die aan de hoogste conditie voldoet.
Team heeft meer opgehaald dan ingesteld bedragDeze mail wordt verstuurd op basis van een ingesteld bedrag. Als het teamtotaal dat bereikt gaat de mail af. Je kunt de mail kopiëren en dan een eigen aantal instellen. Als je meerdere mails in hebt gesteld die met een enkele donatie behaald worden, dan gaat alleen de mail af die aan de hoogste conditie voldoet.
Project is afgesloten door projectbeheerderDeze mail gaat af als een project wordt afgesloten. Alle onderliggende acties worden hier dan over geïnformeerd (mits deze mail aan staat). Let hier dus op voordat je een project sluit.
Nieuwsbericht toegevoegdAls je een nieuwsbericht toevoegt kun je ervoor kiezen deze te delen met alle direct onder dat niveau liggende acties. Die ontvangen hier dan nieuws van.
Prestatiedoel van de actie is bereiktDeze mail is gekoppeld aan de prestatietracker. Als dit doel in zijn geheel bereikt wordt gaat deze mail af.
Mails worden alleen gestuurd als de actie zichtbaar is en de actie niet gesloten is.
Teampagina
Je kunt je inschrijven als individu, maar kunt ook een team starten of lid worden van een bestaand team. Als team heb je een eigen teampagina, waar je meer informatie over het team ziet en kunt inzien wie de teamleden zijn. Hier kun je als teamcaptain nieuwsberichten toevoegen en de teampagina bewerken.
Bekijk hier het filmpje over het beheren van teams, of lees hieronder verder over specifieke onderdelen.
00:34 - Exporteren teams01:44 - Aanpassen gegevens team02:28 - Teamleden toestaan03:17 - Team handmatig toevoegen04:55 - Eigenaar team wijzigen05:46 - Team verplaatsen06:40 - Teamlid toevoegen aan team08:42 - Team verwijderen10:14 - Team op onzichtbaar zetten
Inhoud artikel
Teamcaptain
Content
Instellingen
Donaties
Teamleden
Beheer team
Teamcaptain veranderen
Teamleden toevoegen aan een team
Teamleden verwijderen
Een team toevoegen via het dashboard
Een team starten als actiestarter na aanmelding
Cap op aantal teamleden
Teamcaptain
De teamcaptain is degene die het team gemaakt heeft en daarmee degene die het beheer over het team heeft. De teamcaptain kan het volgende doen:Content
Wijzigen teamnaam, profielfoto, titel en teamomschrijving (Content > Motivatie)
Toevoegen afbeelding of video aan teampagina (Content > Foto's en video's)
Toevoegen sponsorlogo's (Content > Sponsorlogo's)
Toevoegen nieuwsberichten (Content > Blog)
Instellingen
Teamleden toestaan (Instellingen > Teamleden toestaan)
Hier kan de teamcaptain kiezen voor onbeperkt aantal leden toestaan, een bepaald aantal teamleden toestaan (let op: als er een activiteit gekozen moet worden dan is deze optie er niet), of geen teamleden meer toestaan
Team sluiten (Instellingen > Pagina sluiten)
Instellen streefbedrag team (Instellingen > Streefbedrag)
Donaties
De teamcaptain kan alle donaties die op teamleden gedaan zijn inzien door op de 'i' achter de donatie te klikken.
Teamleden
Een teamcaptain kan actievoerders verwijderen uit zijn of haar team. Dit kan bij de overzichtspagina teamleden, door op de drie puntjes achter een van de teamleden te klikken en te kiezen voor 'Verwijder uit team'. Ook kan een teamcaptain meer informatie over de acties van de teamleden zien door op de 'i' onder de drie puntjes te klikken.
Beheer team
Als sitebeheerder kun je per actie direct zien of deze lid is van een team of niet. Dit zie je door de volgende iconen:
Actiestarter
Teamlid
Teamstarter
Teamcaptain veranderenJe kunt de eigenaar van een team aanpassen. Dit doe je door naar teams te gaan en het team op te zoeken. Vervolgens klik je op de drie puntjes achter het team en kies je voor 'gebruiker toewijzen'. Vervolgens selecteer je de nieuwe eigenaar van het team (indien nodig kun je hiervoor eerst een nieuwe gebruiker aanmaken).
Teamleden toevoegen aan een teamAls iemand zich in heeft geschreven en daarna erachter komt dat hij of zij liever in een team had gezeten dan kan die persoon dat zelf niet wijzigen, dat kan alleen een sitebeheerder doen.
Het toevoegen van een bestaande deelnemer/actievoerder aan een team is in feite niet meer dan het verplaatsen van deze actie naar het team. Als eerste zoek je de actie op door naar 'Acties' te gaan. Vervolgens klik je op de drie puntjes en selecteer je verplaatsen. Je zoekt het team op en klikt op verplaatsen. Daarna komt de actiepagina onder het team te hangen en is die persoon lid geworden van het team.
Teamleden verwijderenEen teamlid is niets meer dan een actiepagina die gekoppeld is aan het team. Als je een teamlid verwijdert, dan is de pagina niet meer gekoppeld aan het team, maar de actiepagina van de verwijderde persoon blifjt gewoonintact. Je kunt een teamlid als volgt verwijderen: Zoek het team op en druk op beheren. Klik vervolgens op Teamleden. Daarna klik je op de drie puntjes achter het teamlid dat je wilt verwijderen en kies je voor verwijder uit team.
Een team toevoegen via het dashboardJe kunt ook via de achterkant een team aanmaken. Hiervoor ga je eerst naar de plek waar je het team aan wilt maken. Bijvoorbeeld op siteniveau (als je inschrijvingen op websiteniveau zijn), onder een segment of onder een project. In het geval je het team onder een project toe wilt voegen zoek je eerst het project op en beheer je deze. Daarna ga je naar teams en klik je op team toevoegen. Een team heeft altijd een teamcaptain, dus je kunt deze koppelen aan een bestaande account, of een nieuwe account toevoegen. Nadat het team gekoppeld is aan een account hoef je alleen nog maar de teamnaam, teamtitel en teamomschrijving in te vullen.
Een team starten als actiestarter na aanmeldingNa aanmelding van een actie kun je als actiestarter eventueel ook nog een team starten. Dit kan via de knop team starten:
Je kunt dan via het dashboard een team aanmaken:
Na het invullen van alle informatie (ook bijvoorbeeld extra vragen aan de teamcaptain) wordt het team aangemaakt. De actie waar dit team mee aan is gemaakt wordt dan teamcaptain. Er worden na het aanmaken van het team geen mails gestuurd.
Je ziet de knop om het team aan te maken alleen als:
Je nog geen team hebt
Het mogelijk is om een team te starten (Dus via Instellingen > Aanmeldflow > Aanmeldopties)
Het mogelijk is een actie te starten. Dus het actiestarten moet niet geblokkeerd zijn en er moeten nog vrije plekken zijn
Alleen sitebeheerders en de actiestarter zelf kunnen dit doen. De knop is niet zichtbaar voor segment- en projectbeheerders.
Cap op aantal teamleden
Als je een event hebt waarbij je een maximaal aantal teamleden hebt dan kun je dit instellen via Instellingen > Standaard team-instellingen. Alle teams die dan aan worden gemaakt die mogen maximaal dat ingestelde aantal leden hebben.
Je kunt via Instellingen > Standaard team-instellingen een maximum instellen via Teamleden limiet:
Als je daar kiest voor "Ja, ik wil een limiet opgeven voor teams onder deze pagina." dan kun je daar het maximum aantal teamleden instellen. De actiestarter die zelf ook teamcaptain is telt ook mee als actie.
Na het activeren worden eventueel door de teamcaptain ingestelde limieten overschreven. Als je die op een later moment echter weer terugzet dan wordt ook die eerder ingestelde limiet weer teruggezet.
Bestaande teams die al meer leden hebben dan je ingestelde maximum blijven wel intact. Stel je hebt een team van 6 man, en je stelt een maximum in over het hele project van 4 mensen per team, dan blijft dat team wel die zes mensen houden. Zorg er daarom voor dat je het voorafgaand al goed hebt ingesteld. Dit kan een sitebeheerder, segmentbeheerder en projectbeheerder doen.
De optie 'teamleden toestaan' verdwijnt op het moment dat je een maximaal aantal teamleden instelt over een bepaald niveau. Een teamcaptain kan dus dus niet meer zelf het maximum instellen
Je kunt de cap op siteniveau, segmentniveau en projectniveau instellen en er zit geen erving in (het is dus alleen voor dat niveau).
Actie starten blokkeren
Je kunt per niveau (website/segment/project) aangeven of er acties gestart mogen worden. Standaard staat er aan dat er acties gestart mogen worden, maar via Instellingen > Actie starten blokkeren kun je dit per niveau aan- of uitzetten.
Nu kunnen er acties gestart worden: (zie ook de tekst rechts):
Nu is het niet mogelijk om acties te starten:
Prestatietracker
Bekijk hier het filmpje met uitleg over deze functionaliteit.
Met de prestatietracker kan een actievoerder sportieve prestaties toevoegen aan zijn actiepagina. De afgelegde afstand wordt opgeteld en getoond op de actiepagina. Een actiestarter kan ook een koppeling leggen met zijn Strava-account, waarna nieuwe prestaties automatisch toegevoegd worden aan zijn pagina!Bovendien wordt de totale de totale afstand van alles acties opgeteld en weergegeven op de homepage.
Inhoud artikel:
Prestaties
Doel instellen
Prestatie toevoegen (handmatig)
Strava
Aanmaken van een Strava app
Koppelen van je eigen Strava account aan een actiepagina
Ontkoppelen Strava
Gebruik prestatietracker
Prestaties uitzetten
Zichtbaarheid
Excel-bestand
Doelafstand bereikt e-mail
Prestatietracker onder de aandacht brengen
Prestaties
Een actiestarter kan prestaties toevoegen door in te loggen in zijn dashboard. Daar staat een tabje 'Prestaties' dat er zo uitziet:
Doel instellen
Net als bij het instellen van een streefbedrag kan een actievoerder een doel instellen voor zijn prestatie. In dit geval is dat een bepaald aantal kilometer. Als de prestatietracker aanstaat dan wordt de doelafstand ook (optioneel) uitgevraagd in de aanmeldflow. De nieuwe vraag zie je onderaan staan:
Prestatie toevoegen (handmatig)
Het prestatie toevoegen scherm ziet er als volgt uit:
Als eerste kies je voor een Sport. Je kunt hier kiezen uit Hardlopen, Wandelen, Fietsen, Zwemmen, Schaatsen, Skeeleren of Anders (voor alle overige sporten).
Vervolgens geef je de prestatie een titel. Deze komt op je actiepagina bovenaan te staan
Daarna vul je de omschrijving in van de prestatie. Dit is optioneel, je kunt ook zonder deze in te vullen verder gaan.
Vul vervolgens de Datum en tijd in
Voeg je afgelegde afstand toe en klik op opslaan
Je ziet dat de actie is toegevoegd en dat het afgelegde aantal kilometers is bijgewerkt. Bij 'bron' staat een Kentaa-icoon dat aangeeft dat deze via het platform is toegevoegd.
Bij de actiepagina aan de voorkant ziet dit er zo uit:
Hierbij is 'Rondje Veluwezoom' de Titel en de tekst eronder de omschrijving.
Op de homepage is er onder de donatieteller het aantal kilometers dat over het hele platform is afgelegd bijgekomen:
Strava
Je kunt er ook voor kiezen om een koppeling te maken met Strava. Strava is een app die veel sporters gebruiken om hun prestaties mee te tracken. Om niet op twee plekken de sportieve prestaties te hoeven invoeren hebben we een koppeling gelegd met Strava.
Elke activiteit die daar wordt toegevoegd wordt vervolgens doorgestuurd naar de prestatiepagina van de deelnemer en onder de juiste sport weggeboekt. Voordat je dit kunt doen moet er eerst eenmalig een Strava app voor het platform aan worden gemaakt:
Aanmaken van een Strava app
Om Strava werkend te hebben op jullie platform moet er een algemene koppeling met de Strava app aangemaakt worden. Dit mag je persoonlijke account zijn en is puur bedoeld om de technische koppeling te realiseren met het platform. Er gebeurt verder niks met je informatie of account. Het gemakkelijkste is het om hier een nieuwe Strava-account aan te maken met een algemeen bedrijfs e-mailadres. Dit heb je alleen nodig om de koppeling te leggen. Daar worden verder geen mails naar gestuurd (dat kun je in het aanmeldproces uitvinken).
Als die app goed is geïnstalleerd kunnen actiestarters via het platform koppelen met hun eigen Strava-account.
Hieronder een stappenplan om dit te doen.
1. Maak een account aan op www.strava.com (dit is een persoonlijke account)2. Ga (al ingelogd) naar https://www.strava.com/settings/apiVul onderstaande in:
Naam van toepassingHier vul je de gewenste naam van de app in, doorgaans de naam van de site of van jullie stichting
CategorieKies hier voor 'Liefdadigheidsinstelling'
ClubDeze kun je leeg laten
WebsiteVul hier de url van de website in (met https:// ervoor)
Beschrijving van toepassingHier kun je een beschrijving geven van de toepassing van de app
Authorisatie van callbackdomeinVul hier oauth.kentaa.nl inKlik op akkoord en op creëren om verder te gaan
3. Upload daarna je app-pictogram
4. Stuur daarna de Client ID en Client Secret naar ons op. Wij voegen deze vervolgens aan het platform toe, zodat dit technisch gekoppeld wordt. Zorg ervoor dat je geen screenshot stuurt, maar vooral het ID en secret kopieert. Anders is het lastig over te nemen.
5. Uitbreiden aantal sporters in appBij nieuwe apps zet Strava een restrictie op het aantal sporters dat toegestaan is verbinden te maken. Die staat bij hen default op 1, wat er in de praktijk op neerkomt dat maar één actiestarter kan koppelen met Strava. Het is daarom belangrijk om dit te verhogen tot 999. Om dit uit te breiden hebben zij een contactformulier dat je in kunt vullen. Zie hier een voorbeeld hoe je dit formulier in kunt vullen en hier voor een voorbeeld van een screenshot dat je bij kunt voegen. Na het invullen neemt de support van Strava deze in behandeling. Ze geven geen terugkoppeling dat het aan is gepast, dus het is hierbij een kwestie van inloggen en zelf checken of het aan is gepast.
6. Periodieke reviewsStrava kan periodiek apps controleren. In zo'n geval mailen ze naar het e-mailadres waarmee de app aan is gemaakt. Het is dan van belang om die controle te doen, anders kunnen ze op een bepaald moment de app uitschakelen/restricties toevoegen.
Koppelen van je eigen Strava account aan een actiepagina
Nu de Strava app gekoppeld is aan het platform verschijnt er een Strava icoontje:
Klik op connect en geef de app toestemming. Vervolgens komen nieuw toegevoegde activiteiten binnen Strava automatisch op de actiepagina (dit kan tot 10 minuten duren). Hieronder een voorbeeld van een activiteit die via de koppeling is toegevoegd (let ook op het Strava icoontje):
En aan de voorkant ziet dit er zo uit:
De prestatie hierboven (25,23 km) was handmatig ingevoerd in Strava en daardoor was er ook geen kaart beschikbaar. Als er wel een routekaart beschikbaar is dan zie je hier een kaartje van bij de prestaties. Een voorbeeld hiervan:
Eventuele foto's die tijdens het opnemen van de prestatie in Strava zijn gemaakt komen ook mee. Zie bijvoorbeeld deze wandeltocht:
Ontkoppelen Strava
De eigenaar van de actie heeft de mogelijkheid om de Stravakoppeling ongedaan te maken. Dat kan vanuit zijn/haar Strava-account, maar ook vanuit het actie-dashboard binnen Kentaa. Hiervoor klik je op het tabblad prestaties op het Strava disconnect kruisje (in het screenshot rechtsonder):
Een sitebeheerder kan geen individuele Strava-koppelingen ongedaan maken (tenzij hij eigenaar van de actie is). Wel kan een sitebeheerder ervoor kiezen de prestatietracker op een niveau (bijvoorbeeld voor een project) uit te zetten. Als dat gebeurt dan worden alle prestaties gewist en koppelingen met Strava verbroken. Zie hiervoor Prestaties uitzetten.
Gebruik prestatietracker
Je kunt per niveau aangeven of dat je gebruik wilt maken van de prestatietracker. Dat kun je op websiteniveau en per segment of project aan- of uitzetten. Ook kun je aangeven of dat je het aantal afgelegde kilometers in de tellerstand wilt zien. Dit kun je op segment- of op websiteniveau instellen via Instellingen > Prestaties.
Prestaties uitzetten
Als er nog geen prestaties zijn toegevoegd onder een project dan kun je de prestaties aan- of uitzetten zonder consequenties. Als er al wel prestaties zijn toegevoegd dan krijg je bij het uitzetten van prestaties (door het uitvinken dat er gebriuk mag worden gemaakt van prestaties) een melding met een indicatie hoeveel Strava-koppelingen en prestaties worden verwijderd.
Het uitzetten van prestaties kan handig zijn om het aantal kilometers weer naar nul te zetten, bijvoorbeeld bij een challenge die een maand duurt en een bepaalde startdatum heeft. Wel is het zaak om in zo'n geval de actiestarters te informeren. Hun eerdere prestaties en doelaantallen kilometers zijn dan verwijderd, dus dienen ze opnieuw te koppelen met Strava.
Zichtbaarheid
Als je de knop 'Toon het aantal afgelegde kilometers op de pagina' uitzet dan wordt er geen totaalaantal kilometer getoond bij de donatieteller. Dit kan handig zijn als je nog niet wilt laten zien wat de eindstand van de challenge is, of als het totaalaantal kilometers op die plek niet relevant is. Dit kun je alleen op website- en segmentniveau instellen.
Excel-bestand
Als je een export maakt van alle acties en gebruik maakt van de prestatietracker, dan staan in de export vier kolommen hierover. Dit zijn de kolommen Doelafstand, Afgelegde afstand (km), Afgelegde afstand (%) en Prestatie Bron.
De afgelegde afstand (%) geeft het percentage weer in hoeverre de doelafstand behaald is. Bij Prestatie bron zie je op welke manier(en) er prestaties zijn geüpload.
Doelafstand bereikt e-mail
Als je de doelafstand behaald hebt, dan wordt er een automatische mail gestuurd (mits deze aan staat). Die ziet er als volgt uit:
Je kunt de mail naar eigen wens aanpassen via E-mails > Overzicht e-mails > Actiestarters > Prestatiedoel van de actie is bereikt.
Prestatietracker onder de aandacht brengen
De prestatietracker is alleen te vinden voor de actiestarter als deze inlogt in zijn/haar eigen dashboard. Deze wordt niet getoond tijdens het aanmaken van een actie en daarom is het van belang om deze onder de aandacht te brengen. Hieronder verschillende manieren waarop je dit zou kunnen doen:
NieuwsberichtAls er al diverse acties gestart zijn en je die wilt bereiken kun je dit doen via een nieuwsbericht. Je kunt een nieuwsbericht opstellen en publiceren en dan kun je ervoor kiezen het bericht te delen met de bestaande actiestarters. Op die manier kun je ze op de nieuwe functionaliteit wijzen!
Menu-pagina met uitleg over de prestatietrackerJe kunt ook een menu-pagina aanmaken met meer uitleg over de werking van de prestatietracker en hoe jullie deze gebruiken. Hier kun je eventueel ook naar verwijzen in de automatische mails of in een nieuwsbericht. Krijg je vragen van actiestarters over de prestatietracker? Neem deze dan op in een veelgestelde vragen blok!
Automatische e-mail De beste manier om nieuwe actiestarters te wijzen op de prestatietracker is via een e-mail die elke actiestarter ontvangt. Wijs ze hierin op de mogelijkheden van het toevoegen van prestaties.
Je kunt ervoor kiezen de prestatietracker op te nemen in de mail na het aanmaken van een actie, maar ook bijvoorbeeld de mail die drie dagen na het aanmaken van een actie wordt gestuurd.
Wil je een voorbeeld hebben van een tekst van een automatische mail of van een menu-pagina? Klik dan hier voor een pdf-bestand met teksten en schermafbeeldingen die je zou kunnen gebruiken! Je kunt op basis hiervan ook een nieuwsbericht opstellen.
De prestatietracker kunnen wij voor al onze generieke templates direct aanzetten. Als je dit aan wilt hebben dan kun je contact met ons opnemen waarna wij de functionaliteit zullen aanzetten. Als je ons ook de Client ID en Client Secret stuurt kunnen wij de koppeling met Strava ook direct leggen.
Retentie van deelnemers
De retentie-functionaliteit houdt in dat de actiestarter/deelnemer wordt gevraagd hoe vaak hij of zij al eerder heeft meegedaan. Op basis daarvan kun je een afwijkend streefbedrag instellen, andere mails sturen op basis van het aantal deelnames en een badge toevoegen op de actiepagina. Dit is met name handig voor events die bijvoorbeeld jaarlijks georganiseerd worden.
Inhoud artikel
Instellen edities
Default streefbedrag afhankelijk van aantal deelnames
Welkomst e-mail - Welkom terug!
Badges - Maak het zichtbaar voor iedereen
Instellen edities
Via Instellingen > Edities kun je per niveau (website, segment, project) instellen de hoeveelste editie het is. Je stelt kiest eerst de editie:
Hierbij geldt dat er geen sprake is van erving. Als je op websiteniveau de 7e editie instelt wordt dit niet overgenomen op een onderliggend project. Daar moet je het dan dus alsnog handmatig instellen.
Na het instellen komt er in de aanmeldflow dan een extra verplichte vraag te staan:
Vervolgens kunnen er op basis van het gegeven aantal eerdere deelnames andere functies worden getriggerd:
Default streefbedrag afhankelijk van aantal deelnames
Afhankelijk van het gekozen aantal, kan het voorgestelde streefbedrag variëren. Voorbeeld: Doe je voor de eerste keer mee, dan is het minimale streefbedrag €300,-. Die je voor de tweede keer of vaker mee aan dit evenement, dan is het minimale streefbedrag € 250,-.
Dit kan je instellen op het niveau waar men zich kan inschrijven, onder Instellingen > Instellen streefbedragen. Daar kan er worden gekozen voor een streefbedrag, afhankelijk van het aantal deelnames. Op deze manier kun je deelnemers die al een keer een heel hoog bedrag op hebben gehaald, een volgende keer een lager minimaal bedrag laten ophalen. In de praktijk zie je dan vaak dat ze alsnog een mooi bedrag ophalen, terwijl de drempel om weer mee te doen en een bedrag te vragen lager is.
Welkomst e-mail - Welkom terug!
Op basis van het aantal deelnames is een andere welkomst e-mail te versturen. Zodoende kun je de deelnemer met een andere toon aanspreken als hij al eerder heeft meegedaan of als hij aan alle edities heeft deelgenomen.
Badges - Maak het zichtbaar voor iedereen
In de media (afbeelding/video) op de actiepagina kun je een badge tonen voor x deelnames. Zo kun je een afbeelding over de media heen leggen, bijvoorbeeld een kroontje of medaille. Daarmee wordt het op de site voor iedereen zichtbaar dat iemand al meerdere keren heeft meegedaan! Zie ook het supportartikel Badges voor enkele voorbeelden.
Wil je gebruik maken van de retentie functionaliteit? Geef even aan seintje via support@kentaa.nl of een chatbericht, dan zetten wij het graag voor je aan en kun je daarna zelf per niveau de edities instellen.